Conforme un negocio crece, los esfuerzos para transportar y llevar sus productos a los clientes se vuelven clave para lograr una exitosa percepción de parte de ellos. Por supuesto, también habrá nuevas oportunidades de reducir costos sin comprometer el resultado. El administrador de flota debe encontrarla y saber aprovecharlas. ¿Cómo hacerlo?
Aplicar las buenas prácticas de la industrial asegura que sus responsabilidades se harán de forma correcta y eficiente. Aquí te explicamos cinco buenas prácticas para que alcances el éxito como jefe o gerente de una flota.
1.Rastrear todo, medir todo
En la operación de flota se requieren muchos informes a diario: partes, listas de verificación de mantenimiento, órdenes de trabajo, órdenes de compra, garantías. Toda esa información debe ser confiable y precisa, y debe ser procesada y analizada para ser útil al máximo. Tener conocimiento de toda esta información también elimina problemas antes de que surjan, ya que permite identificar y prevenir riesgos. Casi todos los aspectos de la operación de una flota deben ser monitoreados: elcombustible, el rendimiento de los neumáticos, el mantenimiento preventivo, la planificación de rutas, los hábitos de conducción, los datos de los conductores, el historial de reparaciones de los vehículos, los costos por kilómetro, las licencias y seguros, las garantías, el inventario de piezas, etc.
Para todo ello es de gran ayuda un buen software de gestión de flotas que mejore la recopilación y almacenamiento automático de información crítica. Finalmente:
“Lo que no se puede medir no se puede controlar, lo que no se puede controlar no se puede administrar”.
2.Tomar en serio el mantenimiento preventivo
Cuando los vehículos están fuera de circulación debido a un mantenimiento no programado, la eficiencia del negocio baja y los costos suben. Por esta razón, si se consideran los costos del tiempo de inactividad de un vehículo, un mantenimiento no programado no es opcional para mantener una flota rentable.
La mayoría de los involucrados lo saben. De hecho, en una encuesta que el Instituto Mexicano del Transporte aplicó a 52 empresarios de la industria sobre las mejores prácticas para un servicio óptimo, el 63% de los encuestados dieron prioridad al mantenimiento de sus unidades.
Pero hay dos maneras de hacerlo: como mantenimiento reactivo, en el cual los vehículos o equipos funcionan hasta que fallan (lo que claro, implica menos planificación y supervisión), o el mantenimiento proactivo, que identifica y trata los problemas potenciales antes de que aparezcan y entorpezcan el trabajo. Por su puesto, esta última forma es la que mantiene vehículos en operación por más tiempo. Las buenas prácticas de mantenimiento preventivo pueden reducir en al menos un 25% los costos relacionados con las actividades no programadas, mientras que un mantenimiento deficiente puede disminuir la vida útil de equipos hasta en un 30%. Además, también puede tener un gran impacto en los costos de combustible, por muchas razones, por ejemplo: un filtro de aire limpio y conservado puede aumentar la eficiencia del motor hasta un 10%. Se puede considerar también invertir en un software de mantenimiento preventivo que automatice la operación o analizar la conveniencia de la opción del servicio externo.
3.Optimizar rutas
Un buen optimizador de rutas proporciona la ruta más eficiente por cada vehículo necesario para el plan de entregas. Al automatizar esta actividad se evitan llegadas fuera del horario acordado e incluso se facilita el plan de carga de los camiones, entre otras ventajas.
Las rutas planificadas de manera inteligente también pueden aumentar la eficiencia del combustible, así como evitar las prisas, horas de tráfico o demoras viales.
4. Hacer cambios inteligentes y no dejar de innovar
La flexibilidad para aceptar cambios es clave para incrementar el valor de la empresa. Todas las áreas operativas deben estar alineadas y dispuestas a comprometerse hacia el próximo nivel.
Algunas maneras inteligentes de reducir costos operativos pueden ser, por ejemplo: mejorar el comportamiento del conductor y su estilo de conducción; recuperar sistemáticamente las garantías de los vehículos y equipos; el seguimiento de la productividad de los técnicos o incluso el análisis de la conveniencia de este gasto frente a la contratación de un mantenimiento externo. Los administradores de flotas deben invertir tiempo y esfuerzo también en mantenerse al día con la tecnología de la industria de flotas, que está siempre cambiando.
5. Abrir las líneas de comunicación
Con tantos elementos y factores en movimiento, las operaciones de la flota a menudo se pueden atascar en la logística. La comunicación efectiva garantiza que todo el personal opere en “el mismo canal”. Se deben comunicar bien las normas y protocolos, técnicos y operativos, de seguridad del vehículo, uso del equipo extra, horarios y rutas, así como las normas de trabajo, los procedimientos previos y posteriores al viaje, etc. Atender a los conductores, uno de los activos más importantes de la flota, también es importante. Realizar seguimientos sobre su rendimiento, ofrecerles entrenamientos, así como supervisiones para abordar cualquier inquietud, será redituable para la operación.
Al estar al pendiente de estos cinco aspectos estarás cubriendo las áreas operativas más importantes de tu puesto. Consulta los servicios de Mecánica Tek que pueden ayudarte y acompañarte en tu función.