El mantenimiento de flotas debe incluir un programa preventivo para garantizar el óptimo funcionamiento de las unidades y el cumplimiento de las metas de desempeño.
En el mantenimiento mecánico de los vehículos de una flota se puede asumir un papel reactivo o proactivo. En el primer caso, la intervención se da cuando se presenta una avería; en el segundo, se trata de adelantarse a las posibles fallas y programar servicios que detecten anticipadamente potenciales problemas y ofrezcan una solución.
El mantenimiento preventivo o proactivo es importante para la rentabilidad y competitividad de una empresa por tres razones principales:
- Evita la interrupción de las operaciones por una avería inesperada y permite programar los servicios de manera que los vehículos estén siempre disponibles, sin afectar las actividades ni retrasar las entregas.
- Disminuye los costos operativos al optimizar el consumo de combustible, evitar incurrir en gastos excesivos por una reparación mayor y alargar la vida útil de la unidad.
- Reduce la posibilidad de un accidente que se deba a una falla mecánica previsible. Los accidentes, además de representar un grave riesgo para el conductor, la carga y terceros, podrían resultar en una responsabilidad legal para la empresa.
Para que un mantenimiento sea efectivo es importante establecer un programa sistemático que incluya que permitan dar seguimiento a los servicios y extraer información de utilidad para la toma de decisiones oportunas que incidan en los resultados.
Los servicios de mantenimiento preventivo se realizar de forma interna con un taller y personal propio o subcontratar a un proveedor de servicio mecánico especializado, el cual también puede ofrecer trabajar dentro de las instalaciones de la empresa contratante, brindando lo mejor de las dos opciones.
¿Cómo implementar un programa de mantenimiento preventivo efectivo?
La implementación pasa por diversas etapas que convierten al programa en un proceso que pueda aportar al gerente de la flota datos precisos y útiles sobre el desempeño de cada una de las unidades, a fin de servir como una guía para mejorar de manera continua la productividad.
El desarrollo del programa sigue las siguientes fases:
- Elaborar un listado de las acciones a realizar y los puntos a revisar durante el mantenimiento de cada vehículo. Debe considerar las recomendaciones del fabricante para los servicios de rutina con el propósito de mantener su buen funcionamiento y garantizar la seguridad en su conducción. La revisión incluye todos los sistemas y partes que intervienen en la operación mecánica, eléctrica y electrónica de la unidad, más los elementos de seguridad como cinturones, luces, espejos, y llantas. Los servicios pueden ser menores (es decir, una revisión de aspectos básicos como niveles de aceite y frenos) o mayores (que se refiere a la inspección a fondo de sistemas y componentes del motor y la carrocería). También debe incluirse la revisión de los sistemas adicionales (como equipo de refrigeración), así como remolques y dollys. Estos componentes cuentan con sus propias rutinas de mantenimiento con una frecuencia independiente a la programada para los vehículos.
- Al momento de implementar un programa de mantenimiento, llevar a cabo una inspección de evaluación inicial de todas las unidades, incluyendo los vehículos nuevos o usados que se incorporen a la flota. De esta manera se aseguran dos cosas: que el funcionamiento sea perfecto en todos sus aspectos, y que se inicie un historial de los vehículos que incluya todas las especificaciones de cada uno, desde modelo y número de serie hasta kilometraje y condiciones de uso.
- Determinar la frecuencia de los servicios. En esto influyen varios factores, desde lo indicado por el manual del fabricante hasta las condiciones de operación. Los servicios serán más frecuentes si el vehículo sirve para remolcar, circula por zonas urbanas que requieren de más uso de los sistemas de aceleración o frenado, son operados por diferentes conductores o transitan en caminos en mal estado o de terracería.
- Capacitar a los conductores para realizar inspecciones cotidianas al inicio y fin de una jornada y para presentar reportes oportunos sobre cualquier problema que detecten. De esta manera, además de hacerlos responsables de adoptar un estilo de conducción seguro, también se convierten en la primera línea de defensa para evitar averías importantes que pudieran resultar peligrosas o costosas.
- Decidir si el mantenimiento se realizará por la empresa o se subcontratará. En el primer caso sería necesario adquirir las herramientas adecuadas, asignar un espacio especial y contratar a técnicos experimentados. En el segundo, se debe buscar a un proveedor de servicio mecánico profesional con buena reputación y disponibilidad para ofrecer el servicio en los horarios y el lugar requeridos por la empresa, incluso en tránsito o en sus propias instalaciones. Ya sea realizado por personal interno o técnicos externos, se puede establecer en la empresa un área de inspección donde se revisen integralmente los vehículos al salir y entrar, tras lo cual se debe presentar el reporte al gerente de flota.
- Adquirir un software de gestión de flotas que permita dar seguimiento puntual al mantenimiento preventivo o correctivo a que se haya sometido cada unidad y sus costos, programar los servicios de acuerdo al calendario de actividades de la empresa y elaborar reportes semanales, quincenales o mensuales sobre el desempeño de los vehículos para detectar cualquier variación que demande una intervención oportuna. La información extraída ayudará a decidir si es momento de sustituir una unidad y qué marca y modelo puede ofrecer la mejor rentabilidad.
¿Cómo saber si fue un buen mantenimiento?
Para ello es indispensable establecer y monitorear los indicadores de un buen mantenimiento, los cuales deben seleccionarse en función su utilidad para mejorar la productividad y la rentabilidad de la flota.
Los datos extraídos deben incorporarse a los reportes periódicos junto con la información histórica y las metas de desempeño establecidas, pues solo así se podrán tener referencias claras para tomar decisiones oportunas en un plan de mejora continua.
Los principales indicadores utilizados en la evaluación de un mantenimiento preventivo son:
- Disponibilidad de la flota
En general, se trata de determinar si las unidades están en operación cuándo y dónde se les necesita o si pasan tiempo inactivas e improductivas debido a averías inesperadas.
La fórmula para determinar la disponibilidad de cada unidad es restar a sus horas totales de operación las horas que se hayan perdido en el mantenimiento y dividir el resultado entre las horas totales.
Disponibilidad = Horas totales – Horas de inactividad por mantenimiento
Horas totales
La disponibilidad de la flota se calcula sumando la disponibilidad de las unidades y dividiéndolo entre el número de unidades.
- Disponibilidad por falla
En este cálculo no se considera la inactividad programada de una unidad por el mantenimiento preventivo, sino solo aquella debida a averías inesperadas.
El indicador se obtiene con la siguiente fórmula:
Disponibilidad por falla = Horas totales – Horas de inactividad por falla
Horas totales
El cálculo promedio se obtiene de la misma manera que en el indicador anterior, sumando el resultado de cada uno de los vehículos y dividiéndolo entre el número de unidades.
- Tiempo promedio entre averías
Es importante para determinar la frecuencia con que se presentan las fallas y se obtiene dividiendo el número de horas totales de un periodo determinado entre el número de averías que se hayan presentado.
- Tiempo promedio de reparación
Este indicador ayuda a determinar si es necesario reemplazar la unidad dada su improductividad por los periodos que pasa en reparación:
TPR = Número de horas de inactividad por avería
Número de averías
- Número de órdenes de trabajo cumplidas
La productividad de la flota se puede medir en función de las órdenes de trabajo totales y determinando el porcentaje de las que se han cumplido en tiempo y forma.
- Número de órdenes de trabajo pendientes
Proporcionará información útil en cuanto al programa de mantenimiento siempre y cuando se considere el incumplimiento debido a averías inesperadas o el tiempo que un vehículo pase inactivo en un servicio preventivo, más allá de lo programado. Las razones pueden ser variadas, desde la falta de un técnico especializado hasta la inexistencia de una refacción en el momento oportuno.
- Indicador de cumplimiento de lo planificado
Se basa en determinar el porcentaje de órdenes de trabajo cumplidas según lo planificado en función de las órdenes de trabajo totales. Sirve para determinar la eficacia de la planificación. La fórmula es:
Indicador de cumplimiento de la planificación = Número de órdenes cumplidas a tiempo
Número de órdenes totales
- Desviación promedio del tiempo de planificación
Se obtiene dividiendo la suma de los retrasos en las órdenes de trabajo entre el número total de órdenes de trabajo.
- Costo de mano de obra de mantenimiento preventivo
Costo de hora promedio = Costo total de mano de obra de mantenimiento
Número de horas de mantenimiento
- Costo de materiales
El cálculo se puede hacer según diversas variables, entre ellas el tipo de refacciones o la categoría de elementos.
El software utilizado para la gestión de flotas también incorpora métricas que sirven para la elaboración de reportes completos sobre el desempeño de las unidades. Es importante que el gerente de flota establezca los parámetros de referencia y esté atento a las variaciones que pudieran impactar en la productividad de su área.
Los costos de mantenimiento preventivo y correctivo son considerados variables, pero a estos se deben sumar los generados por la inactividad de una o varias de las unidades y el impacto que esto pudiera tener en el desempeño total de la flota.
De ahí la importancia del mantenimiento preventivo para mantener la rentabilidad de la empresa y para establecer un sistema de gestión que permita programar los servicios de manera que no se afecten a las operaciones y se puedan tomar decisiones que mejoren la eficiencia.