Una decisión importante en la gestión de flotas es elegir entre realizar el mantenimiento in-house o subcontratarlo, ya que dependiendo de la opción elegida serán los costos operativos, así como la eficiencia del área de transportes.
El mantenimiento para flotas puede adoptar varias modalidades: predictivo, preventivo o correctivo, cada una de ellas implica tareas y responsabilidades distintas que pueden ser absorbentes.
Por un lado, el mantenimiento predictivo requiere dar seguimiento al desempeño de cada unidad con base en evaluaciones de consumo de combustible o en los reportes generados por equipos de diagnóstico a bordo.
El mantenimiento preventivo consiste en llevar un control periódico de los niveles de líquidos y de inflado de llantas y una agenda de servicios programados para cada vehículo; mientras que el correctivo se da cuando la unidad presenta un problema mecánico que demanda reparación inmediata.
¿En qué debe enfocarse un gerente de flotas?
Para un gerente de flota, monitorear el desempeño mecánico de las unidades, agendar los servicios para que no se interrumpan las operaciones o atender situaciones de emergencia por averías fortuitas son tareas que le distraen de otras funciones más productivas.
En lugar de supervisar el cumplimiento de las entregas y buscar mejorar la satisfacción del cliente, controlar los gastos o evaluar la productividad de los conductores, tiene que estar localizando especialistas mecánicos o buscando presupuestos de refacciones, por ejemplo.
Una solución para utilizar su tiempo de manera más productiva y dedicarlo a volver más eficiente a su área es contratar a una empresa especializada en la atención mecánica de sus vehículos. Pero, ¿realmente es conveniente esta alternativa?
¿Qué opción conviene más?
Un factor a considerar cuando se evalúa entre mantenimiento in-house vs mantenimiento subcontratado, o tercerizado, es el tamaño y la variedad de la flota.
No es lo mismo atender tres vehículos del mismo modelo que a 15 unidades de distintas marcas, tamaños y características.
Tampoco es igual gestionar a una flota que opera en una misma ciudad que tener unidades dispersas en diferentes sucursales en todo el país.
En el caso de flotillas pequeñas y homogéneas que operan en una misma área geográfica, puede ser fácil decidir entre una plantilla de mecánicos in-house o recurrir a los servicios de un distribuidor automotriz.
Las cosas se complican cuando:
- Se amplía el territorio y las unidades comienzan a dispersarse geográficamente.
- Aumenta la variedad de vehículos y cada uno tiene sus propios requerimientos de especialización mecánica y de refacciones.
- Se incrementan las responsabilidades del gerente de flota quien tiene que dedicar su tiempo a prioridades más estratégicas para el negocio.
- Se recurre a proveedores de servicios de mantenimiento distintos por lo que no hay consistencia en la calidad de la atención ni control en los calendarios de mantenimiento.
- El mantenimiento interno no tiene la capacidad suficiente para atender a una flota creciente.
Es entonces cuando se requiere buscar una solución que ofrezca una atención de calidad en dondequiera que se encuentren las unidades y que dé la seguridad de que se mantendrán en óptimas condiciones de funcionamiento.
¿Qué ofrece un proveedor de mantenimiento vehicular?
Las ventajas de tercerizar con una empresa de servicios mecánicos con presencia en todo el país se reflejan tanto en la eficiencia de tu área de transportes como en tus costos operativos. Como ejemplo podemos mencionar estos beneficios:
- Alta especialización de los servicios mecánicos para mantener a la flota en funcionamiento constante, y ayudar a alargar su vida útil y conservar su valor de reventa.
- Actualización constante de los técnicos de servicio, pues al pertenecer a una empresa dedicada al mantenimiento mecánico participan con frecuencia en los cursos de capacitación ofrecidos por las marcas fabricantes de los vehículos.
- Menores costos ya que la empresa que brinda el servicio puede ofrecer economías a escala, dado el volumen de sus pedidos de refacciones y componentes a sus proveedores.
- Disponibilidad de técnicos a cualquier hora y en cualquier parte del país para brindar el servicio con prontitud cuándo y dónde se requiera.
- Acceso a herramientas y sistemas de diagnóstico de alta tecnología que permiten brindar el servicio requerido a los motores cada vez más sofisticados.
- Monitoreo constante del desempeño de las unidades para predecir fallas de partes o sistemas e intervenir antes de que una avería fortuita pueda afectar al programa de entregas de tu empresa.
- Calendarización de los servicios de mantenimiento para emitir alertas oportunas cuando se acerque la fecha de revisión preventiva de cada unidad.
- Integración de todos los servicios mecánicos bajo un solo proveedor para facilitar la facturación.
¿Se pueden combinar ambos mantenimientos?
Mantener el control total en la gestión de la flota es la razón que muchos gerentes de flotillas mencionan para mantener en sus instalaciones los servicios de mantenimiento, pues así pueden elegir en qué momento sacar de circulación una unidad y supervisar el tiempo que pasa en servicio.
Por esta razón, muchos talleres mecánicos ofrecen sus servicios en sitio, es decir, trabajan en las instalaciones del cliente, enviando mecánicos a solicitud de las necesidades de la flota, o bien, manteniendo de manera permanente a una plantilla de técnicos especializados a su disposición.
¿Qué factores considerar al decidir?
En la decisión de tener un taller propio o subcontratar el servicio mecánico, interna o externamente, influyen factores tan diversos como la complejidad de las actividades del área de transportes y la diversidad en los tipos de vehículos con que cuenta.
En los últimos años, dada la creciente incorporación de la tecnología en los vehículos, está cobrando más peso el nivel de certificación de los técnicos, el equipo requerido para el diagnóstico y las reparaciones, y los avanzados sistemas utilizados por los proveedores de servicios mecánicos para monitorear el desempeño de los vehículos y predecir si requieren atención inmediata.
Exponerte a que una unidad tenga una falla mecánica en tránsito que retrase las entregas o pueda ser la causa de un lamentable accidente puede ser muy costoso, no solo económicamente.
Dejar en manos de expertos la atención mecánica predictiva, preventiva y correctiva de tu flota te permitirá enfocarte en planear el uso más eficiente de vehículos siempre en perfectas condiciones de operación.
Subcontratar a una empresa de servicios mecánicos no tiene que significar perder control sobre tus unidades, ya que puedes mantener comunicación constante con el proveedor, o incluso solicitar el establecimiento de un taller en tus instalaciones.
La decisión de subcontratar o no los servicios mecánicos debes basarla en tres consideraciones básicas:
- ¿Puedes invertir en las herramientas y sistemas necesarios para el diagnóstico y la reparación de los vehículos?
- ¿Es posible que inviertas en la capacitación constante de tus técnicos para que lleven el ritmo de los avances tecnológicos automotrices?
- ¿Cuentas con el espacio y el tiempo para llevar a cabo los servicios de mantenimiento que requiere toda tu flotilla?
Decide tomando en cuenta la opción que te brinde más eficiencia y menores costos. Recuerda que la productividad y rentabilidad de tu área de transportes influyen en gran medida en la satisfacción del cliente y la competitividad de tu empresa.