La optimización de procesos en una flota reduce costos, hace más eficiente la operación y mejora el control del mantenimiento, impulsando así la rentabilidad y la competitividad de una empresa transporte logístico.
Son tantas las variables que intervienen en una buena gestión que lo conveniente es utilizar un sistema que automatice algunas de las tareas y permita una estandarización de la operación de una flota para garantizar la calidad de su servicio.
Desde la capacitación de los operadores, para que su estilo de conducción favorezca el ahorro de combustible y evite accidentes, hasta la programación de los servicios de mantenimiento de flotillas, para mantener a las unidades en óptimo funcionamiento y productivamente activas, todo influye en los costos, por lo que cualquier variación detectada a tiempo puede significar un ahorro.
Además, un buen diseño de rutas y un óptimo control de los desplazamientos de los vehículos tienen como resultado entregas realizadas en tiempo y forma, que al final, repercuten en mayor satisfacción del cliente.
Con toda la información que entra en juego en los procesos de gestión de flotas para garantizar una operación eficiente, el administrador operativo necesita apoyarse en la tecnología para no solo tener acceso a datos en tiempo real, sino también para analizarlos adecuadamente y tomar decisiones oportunas.
Estándares operativos para la medición de resultados
Para empezar, toda operación debe establecer objetivos y estándares de gestión que permitan medir el desempeño y evaluar los resultados. El manejo de una flota de transporte no es distinto en este sentido.
Para optimizar la operación hay que saber cuáles son las metas a cumplir, y esa es la primera tarea del gestor de flotas.
Los estándares de gestión se pueden dividir en tres grandes categorías:
- Estándares de operación
Que abordan desde el mapeo de procesos hasta el diseño y asignación de rutas, pasando por los programas de control de carga y monitoreo de unidades y los sistemas satelitales para mantener informados a los clientes sobre la ubicación de sus mercancías y para el levantamiento de reportes de incidencias.
- Estándares de conducción
Incluyen procesos de reclutamiento y capacitación, así como protocolos de supervisión de actividades y su correspondiente evaluación de desempeño.
- Estándares de mantenimiento
Se conforman de calendarios de mantenimientos preventivos y predictivos a fin de evitar los altos costos y los periodos improductivos que representan las averías imprevistas en los vehículos.
Cómo administrar la operación
Una vez que se identifican las actividades susceptibles a optimizar, mediante la implementación de estándares operativos, el siguiente paso en la gestión de una flota es determinar cómo llevarlas a cabo de la manera más eficiente.
Lo que se debe tomar en cuenta para mejorar la gestión de una flota incluye:
- Contar con un gerente profesional que comprenda cada variable que tiene impacto en la productividad y la eficiencia de la flota, sepa utilizar las herramientas tecnológicas específicas de mantenimiento y distribución, y tenga las habilidades de liderazgo y comunicación para transmitir al personal a su cargo los objetivos a alcanzar y para mantenerlo motivado.
- Implementar un sistema de control que permita planear rutas, registrar el consumo de combustible por unidad y registrar la productividad de cada una a fin de maximizar el uso de recursos.
- Usar un sistema de localización GPS para conocer en todo momento la ubicación de los vehículos y monitorear la seguridad del conductor y la carga, así como para detectar usos no autorizados e improductivos de las unidades.
- Poner en práctica un calendario de servicios de mantenimiento de las unidades con el propósito de asegurar su buen funcionamiento sin afectar la realización de las operaciones de distribución habituales.
- Adoptar un software de gestión que permita conjuntar todas las actividades en un solo panel de control, elaborar periódicamente reportes de desempeño y analizar datos para tomar decisiones informadas y oportunas que incidan en la productividad y la eficiencia de la flota.
Alcanzando la eficiencia
Todos estos elementos cumplirán con su cometido si se implementan de manera integral para obtener los resultados deseados y así coadyuvar a los objetivos estratégicos de la empresa.
Algunas de las acciones que son necesarias realizar para garantizar la óptima gestión de una flota son:
- Capacitar a los conductores para que sean parte activa en la consecución de las metas de productividad y satisfacción del cliente. Deben sentirse parte importante de la operación general de la empresa pues, al final, son la cara que ve el cliente, y la calidad y puntualidad de su servicio influyen directamente en la reputación de la empresa. Además, es necesario que asuman tareas de monitoreo constante del estado de la unidad para asegurar que los niveles de aceite y demás fluidos, así como el inflado de las llantas sean los adecuados y para detectar cualquier indicio de falla a tiempo.
- Monitorear en tiempo real la ubicación y desplazamiento de los vehículos para asegurarse de que cumplen en tiempo y forma con las entregas programadas y que los conductores cumplen con su labor, sin desviarse, detenerse sin razón o superar límites de velocidad.
- Llevar un registro de los mantenimientos dados a cada unidad, incluyendo no solo la periodicidad, sino también el tipo de trabajo realizado, las partes sustituidas, el consumo de fluidos y combustible, y las fallas recurrentes. Esto servirá para programar los servicios preventivos que alarguen la vida útil de las unidades y mantengan su valor de reventa, así como para tomar decisiones oportunas cuando sea necesario.
- Subcontratar las tareas mecánicas de mantenimiento reactivo, proactivo y predictivo a un proveedor logístico especializado en este tipo de servicios que se convierta en un aliado estratégico de la operación logística. Así se comparte esta parte de las responsabilidades y se puede dedicar tiempo y esfuerzo a actividades más productivas para la empresa.
- Elaborar reportes periódicos de la productividad y desempeño de cada unidad para detectar a tiempo variables que influyan en los costos y, por tanto, en la rentabilidad.
- Verificar que estén siempre en orden los documentos y los seguros de las unidades y que se cumpla con los reglamentos de cada localidad en que transiten de acuerdo con la carga que transporten.
- Trazar las rutas más adecuadas y monitorear el tráfico en la zona por donde transiten para ofrecer alternativas en caso de incidentes que puedan afectar la puntualidad de las entregas.
- Distribuir de manera correcta la carga en las unidades según los requerimientos para la buena conservación de la misma, la capacidad de las unidades y el orden que se requiera para su entrega escalonada.
- Implementar un plan de seguridad que vele por la integridad de los conductores, las unidades y la carga a lo largo de sus desplazamientos y así reducir los riesgos de sufrir robos en tránsito y asegurar una reacción inmediata en caso de algún incidente. Esto incluye desde la elaboración de un protocolo a seguir en casos de emergencia o accidente, el monitoreo por GPS en tiempo real de las unidades hasta sistemas que desactiven vía satélite el encendido del vehículo y programas de colaboración con las autoridades.
El gerente de flotas es una posición importante en toda empresa con operaciones de transporte. Es el responsable de los costos operativos de esta área, muchos supeditados a diversos factores que requieren monitoreo constante e intervenciones oportunas, además su rol también representa al rostro de la organización y la calidad que logre en el servicio de trasporte de la empresa incide en su reputación.
Maximizar el uso de los recursos y garantizar la satisfacción de los clientes son las dos actividades principales de este gestor de flotas pues ellas inciden directamente en la rentabilidad y la competitividad de la empresa.
La optimización de la gestión de flotas, por tanto, no es un lujo, sino una necesidad para toda organización que desee ofrecer un servicio excepcional a sus clientes.